برگزاری کنفرانس‌ها و جلسات با فاصله مکانی و زمانی بسیار زیاد همیشه یکی از بزرگترین مشکلات مدیران در شرکت‌ها و سازمان‌ها بوده است. نرم افزارهای مختلفی مانند whatsapp و skype که قابلیت برقراری تماس تصویری را دارند نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند اما با توجه به محدویت‌هایی که در برقراری ارتباط دارا هستند، دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند. سیستم‌های ویدئو کنفرانس یکی از بهترین ابزارها برای رفع این مشکل هستند اما چه مزیت‌هایی مدیران را به استفاده از آن‌ها ترغیب می‌کند؟
مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس
عدم نیاز به سفرهای طولانی
سختی‌های سفر و خطراتی که در سفر وجود دارد یکی از مهمترین دلایل برای استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس در شرکت‌ها و سازمان است. با کمک این سیستم دیگر نیازی به سفرهای طولانی مدت نیست و در نتیجه خطراتی نیز وجود ندارد.
صرفه جویی در هزینه‌ها
از دیگر مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس می‌توان به کم شدن هزینه‌ها و صرفه جویی کردن اشاره کرد. با استفاده از این سیستم دیگر نیازی به پرداخت هزینه برای رزرو هتل و خرید بلیط وسیله نقلیه نیست.
بالا بردن کارایی
بهبود کارایی و افزایش دادن آن از دیگر مزیت‌های استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس است. این سیستم به افراد کمک می‌کند تا بدون اتلاف وقت جلسه را شروع کنند و با بهترین کیفیت آن را ادامه دهند.
صرفه جویی در زمان
« زمان طلا است » همه ما بارها این جمله را شنیده‌ایم و به آن باور داریم. از دیگر مزیت‌های ویدئو کنفرانس می‌توان به صرفه جویی کردن در مدت زمانی که برای برگزاری یک کنفرانس در شهر دیگر اشاره کرد.
برگزاری کنفرانس بدون توجه به فاصله زمانی
از دیگر ویژگی‌های استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس برای برگزاری همایش‌ها و جلسات، عدم توجه به فاصله زمانی است. با کمک ویدیو کنفرانس می‌توان در هر نقطه از جهان و در هر ساعتی کنفرانس را برگزار کرد.
کلام آخر
با پیشرفت فناوری و تغییر برقراری راه‌های ارتباطی سیستم‌های ویدئو کنفرانس جایگزین بسیاری از نرم افزارها شدند. این سیستم‌ها با توجه به ویژگی‌ها و مزایایی که دارند امروزه یکی از اصلی‌ترین گزینه‌ها برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها از راه دور هستند.
